İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda; şirketinizin karbon, kauçuk hammaddelerinin yurt dışından ithalatını yaparak yurt içinde satışını yaptığı, şirketinizin bilgi işlem sistemi, program ve datalarının Polonya'da bulunduğu, muhasebe hizmetleri merkezinin ise muhasebe departmanı tarafından yurt dışında bulunan servera bağlanmak suretiyle yürütüldüğü belirtilerek, yevmiye ve defter-i kebir elektronik defter kayıt ve beratlarının şirketinizin İstanbul merkez sunucusunda muhafaza edilmesinin gerekli olup olmadığı hususunda Başkanlığımız görüşleri talep edilmektedir.

            Bilindiği üzere 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun Mükerrer 242’nci maddesinin 2’nci fıkrasının 5766 sayılı Kanunun 17 nci maddesiyle değiştirilen 5’nci paragrafı uyarınca; Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu belirtilmiş ve Aynı Kanunun  Mükerrer 257'nci maddesinin birinci fıkrasının (3) numaralı bendinde de Maliye Bakanlığı'nın, tutulması ve düzenlenmesi zorunlu defter, kayıt ve belgelerin mikro film, mikro fiş veya elektronik bilgi ve kayıt araçlarıyla yapılması veya bu kayıt ortamlarında saklanması hususunda izin vermeye veya zorunluluk getirmeye, bu konuda uygulama usul ve esaslarını belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

            Ayrıca 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun “Defter Tutma Yükümlülüğü” başlıklı 64’üncü maddesinin 3 numaralı fıkrasında fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirleneceği hüküm altına alınmıştır.

            Belirtilen bu yetkiler çerçevesinde; Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken hazırlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Bu Tebliğin “ Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler ” başlıklı 23’üncü başlığında elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümlerinin uygulanacağı hüküm altına alınmış olup, mezkur bu Tebliğin “Elektronik Defterlerin Muhafazası ve İbrazı “ başlıklı 4’üncü bölümünde de; Tebliğ kapsamında, elektronik defter oluşturma konusunda izin alan mükelleflerin muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken uymak zorunda oldukları kurallar aşağıdaki şekilde açıklanmıştır:

            a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.

            b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterlerin kâğıt ortamında saklanmayacaktır.

            c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

            ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

            d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

            Yukarıda açıklamalarına yer verilen 1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliği’nin 4’üncü bölümünün (d) paragrafında açıkça belirtilmiş olduğu üzere;  elektronik defterler ve bunlara ait beratların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde ve elektronik defter izni verilenlerin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Belirtilen mecburiyet, söz konusu elektronik defterlerin ve bunlara ait beratlarının muhafaza ve ibrazına ilişkin olup, söz konusu defterlere ilişkin muhasebe kayıtlarının yapılacağı yer ile ilgili bir sınırlama getirmemektedir. Bu hükümler söz konusu defterlere ait kayıtların yurt içinde veya yurt dışında yapılmasına herhangi bir engel teşkil etmemekte olup, söz konusu defter ve beratlarının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde elektronik defter izni verilen mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesini gerektirmektedir.

            Bu hüküm ve açıklamalara göre, şirketiniz tarafından www.edefter.gov.tr  internet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak elektronik defter başvurusunda bulunulması halinde, tutulacak elektronik defter (yevmiye ve büyük defter) ve bunlara ait  beratların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde şirketinize ait bilgi işlem sisteminde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde veya yurt dışında muhafaza işlemi herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.

            Bilgi edinilmesini rica ederim.

(*)     Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.

(**)   İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.

(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.