İlgide kayıtlı özelge talep formunuzda şirketiniz adına düzenlenen irsaliyeli faturalar ya da sevk irsaliyelerinin Vergi Usul Kanunu gereği en az 1 asıl ve 1 suret olarak gönderildiği, bunları dosyalarken fazla yer kaplamaması ve işlerinizi kolaylaştırması için sadece 1 adet irsaliye veya irsaliyeli faturayı saklayıp diğer suretleri imha edip edemeyeceğiniz hususunda Başkanlığımızdan görüş talep edilmektedir.   

            213 sayılı Vergi Usul Kanununun 253 üncü maddesinde; "Bu Kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar." hükmü yer almaktadır.

            Mezkur Kanunun "Defter ve belgelerle diğer kayıtların ibraz mecburiyeti" başlıklı 256 ncı maddesinde; "Geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257 nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir." hükmüne yer verilmiştir.

            Bu itibarla, belgelerin bütün nüshaları ile birlikte ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza edilmesi gerekmektedir.

            Bilgi edinilmesini rica ederim.